Googleドキュメントの「音声入力」と「共同編集」で会議の議事録作成を効率化

誰もやりたがらない「議事録係」

教授会、教務委員会、実習指導者会議、国試対策会議……養成校の教員は日々多くの会議に出席しています。
この中で最も気が重い仕事が「議事録の作成」ではないでしょうか。会議が終わった後、ICレコーダーを聞き直して文字に起こし、体裁を整えてWordで送信。確認と修正が入って完成する頃には、数日～1週間が経過していることも珍しくありません。

Googleドキュメントが議事録革命を起こす

Googleドキュメントを使えば、この苦痛な作業を「会議が終わった瞬間に議事録が完成している」状態へと変えることができます。鍵となるのは「音声入力機能」と「リアルタイム共同編集」です。

1. 高精度な「音声入力」で文字打ちを自動化

Googleドキュメントのメニューバーから「ツール」＞「音声入力」を選択すると、マイクのアイコンが表示されます。これをクリックして会議を始めるだけで、教員の会話が驚くべき精度でテキスト化されていきます。
※発言者が複数いる場合は、議長や書記の声をメインで拾うか、PCのマイクを中央に置くといった工夫で精度が上がります。

2. その場で「共同編集」して完成させる

会議の前に、その日のアジェンダ（議題）を書いたGoogleドキュメントのURLを参加者全員に共有しておきます。会議中は、書記だけでなく「手の空いている教員が全員で」そのドキュメントにアクセスし、決定事項を箇条書きで書き込んでいきます。

誰かが誤字を入力しても別の人にすぐ直してもらえますし、「今の発言はこういう意味ですね？」とドキュメント上で確認しながら進行できます。

3. 会議終了＝議事録の配布完了

会議が終わったタイミングで、すでに全員の画面には「決定事項がまとめられたドキュメント」が存在しています。あとはそのURLをブックマークしておくか、PDFとしてダウンロードして保存するだけ。「後日メールで送信します」という業務自体が消滅します。

応用編：スマートキャンバス（@機能）の活用

Googleドキュメント上で「@（アットマーク）」を入力すると、カレンダーの予定や担当の教員名を直接ドキュメント内に埋め込むことができます。
「@次回の実習会議（日付付き）」や「担当：@佐藤先生」と入力しておけば、クリックするだけでカレンダーやメールに飛べる生きた議事録になります。

まとめ

議事録の目的は「一言一句を記録すること」ではなく「誰が何をいつまでにやるかを明確にすること」です。クラウドを活用した全員参加型の議事録作成で、教員の負担を劇的に減らしましょう。

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